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    ClASSIC CASE

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    重新定義公司內部管理流程

    北京某技貿有限公司(以下簡稱公司),成立于1999年6月,總部位于北京,是國內知名的辦公耗材專業微分銷商,目前希普曼在上海、廣州、深圳等多個城市都設立了分公司。公司的營銷網絡覆蓋了全國主要的大中城市,為全國各地幾千家客戶提供質優價廉的耗材產品以及專業的服務。經過十八年的高速發展,公司不僅打造了一支高效的營銷團隊,還建立了強大的售后、物流配送管理體系。希普曼“以人為本,誠信經營”的理念也得到了廣大合作伙伴的認可與贊賞,公司業績逐年攀升,成為了國內最大的辦公耗材供應商之一,在業界享有了極高的聲譽。

    問題與挑戰
      公司經過多年以來的發展,業務不斷擴張,分公司也逐漸增加,原先使用的銳和與金蝶K3已經無法滿足公司的運營。例如:
      1、自營以及代理的品牌種類越來越多,各個品牌都有不同的貨品,公司的貨品種類多達2000-3000種,希望能夠按照具體品類進行貨品管理與統計。
      2、代理的耗材品牌有惠普、佳能、愛普生、聯想、利盟、三星、富士施樂、松下、夏普、兄弟、理光、東芝、柯尼卡美能達、OKI、京瓷等。會采購多種品牌,每款品牌又對應多種貨品,每種貨品的返款金額不一致,而公司的采購量巨大,因此存在大量的采購返款。公司高層比較重視返款管理上的運用。
      3、公司在全國各地設立了十幾家分公司,擁有多個分支機構,因此全國各地的分公司的統一規范化的管理成了總部高層的管理困擾。高層希望可以實現多個分支機構進行獨立考核、獨立核算、資金物料與日常辦公上可以跟總公司實現申請。
      4、由于公司規模較大,公司庫存量大、資產投入多,所以資金周轉速度和應付的周轉情況包括公司的負債率是很需要去關注的一個事項。公司高層希望可以實現隨時可以查看公司的資產以及負債的情況。
      5、由于服務的客戶達到幾千家,客戶數量大,公司銷售部門多,每一家客戶具體的質量情況、每個部門的業績情況,都是管理者關心的問題。
      6、公司同時經營線上的業務。
     ?。?)需要查看網上訂單的時候經常要跟倉管部門進行詢問是從哪個倉庫,什么時間發的的等等。
     ?。?)之前的軟件也無法與淘寶、京東等做對接,所以經常是網上下單之后,員工從系統中再進行錄入,經常出現數據錯誤。
     ?。?)管理混亂,需要手工核算各個品牌的銷量排行,以及每個客戶的質量情況。

      解決方案
      快普咨詢顧問針對公司的業務情況,為其量身定制了一套OA行業整合管理解決方案。針對該公司的管理需求及行業特征,快普為其梳理了售前、售中、售后的全方面管理流程,涵蓋協同辦公、客戶關系、供應鏈、財務管理、運維服務、租賃抄表、人力資源、電子商務、生產管理、集團管理包。
      1、針對這2000-3000種的貨品,快普可以通過貨品信息來統一并且多維度的管理,其中包括可以按照產品線、品牌、貨品名稱來劃分??梢赃M行貨品的銷售統計(貨品類別、客戶、部門),貨品采購統計(倉庫、采購員、品牌、型號)以及貨品進價售價查詢、返修貨品等等,將公司的這些多品牌、多型號的貨品進行歸納整理。
      2、采購返款:銷售返款匯總表,可以幫助實現,按照分支機構、所屬部門、往來客戶、產品線、貨品類別等多種維度統計返款事項。每一樣商品的采購返款最終也會納入經營利潤分析的采購收入一項,進行具體的成本利潤核算分析。
      3、獨立核算的分支機構可以實現統一的集團式管控,也可以進行嚴格數據的權限控制,同一種業務不同分支機構走不同審批流程。分支機構、獨立核算,就可輕松掌握每個分支機構的經營管理情況。在內部銷售、采購或分支機構間調撥時,自動生成對方相應的單據,提供內部應收查詢,分支機構調撥查詢,期初建賬時建立獨立分支機構的期初資產負債表,可實時分析每個獨立分支機構的財務報表,包括資產負債表、損益表、試算平衡表等,讓管理沒有困擾。
      4、資產負債表:可以查看資產與負債和所有者權益是否是平衡的。(資產是例如現金、存款、庫存、固定資產等;負債是指銀行欠款所有者權益比如可能是股東的投入資產);一般情況下資產約=負債和所有者權益,如果數據不平衡的話,可能就是公司管理或者出現什么其他的問題??梢酝ㄟ^資產負債表去分析資金周轉速度和應付的周轉情況包括公司的負債率情況。這資產負債表對于高層來講是非常重要的隨時都需要去關注的。
      5、通過銷售明細表可以查看每家客戶每月的銷售明細。以此分析客戶的質量情況,并設置相應的賬期,還可以去設置普通的客戶走普通的銷售限價,特殊重要的客戶走另外的價格政策。交叉分析表:通過交叉分析表可以分析各個品牌的銷售額度排名;根據客戶的銷售產品排名,公司內部各個銷售部門的排名情況等等,都可以一目了然。
      6、網上的單子比較零散,快普軟件可以與天貓京東做對接之后,在網上下訂單之后,系統可以有直接的體現,無需在人工進行錄入,一方面數據準確性提高很多,另一方面員工工作量也降低很多。網店負責人需要查看電商訂單的時候,也無需再去跟庫管人員溝通具體電商訂單是從哪個庫出去的、什么時間出去的等等。

      應用結果
      使用快普系統,公司內部整體辦公效率有了明顯的提高,客戶滿意度也有很大的提升。公司高層可以隨時查看經營情況比如相關的資產負債情況和經營回報分析,財務經理的工作量也降低很多,楊總一個人可以統籌兼顧財務以及公司商務運營情況。電子商務模塊,訂單數據準確性達到100%。

     

    校花被强j持续高潮
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