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    OA行業管理到位才能脫穎而出!

    北京聯德通達科技有限公司(以下簡稱公司),公司成立于2002年01月,是一家為經銷商和用戶提供全面、專業的辦公類消費產品和服務的專業化公司。是全球眾多著名辦公用品公司(包括EPSON CANON HP LEGEND LEXMARK 等)的認證代理商。在歷時15年的發展以后,已經發展成北京地區最優秀的辦公用品服務企業之一。
    北京聯德通達科技有限公司是典型OA行業客戶,其核心業務模式包括辦公設備的分銷批發,行業客戶銷售,售后服務。上快普系統之前使用的管理系統為管家婆V3。

    客戶挑戰&訴求

    1、供應商返款:與上游廠家采購商品,經常會出現返利的情況,比如貨品單價2000元,如果銷售量達到100臺,將有5%的返利,管家婆系統無法管控這塊,都是通過手工進行核算,提前將成本扣除掉返利。給銷售的成本價是以:1900元進行核算的,但是管家婆V3財務模塊上還是以2000元的成本進行核算的,因此財務信息是與事實不符的,需要頻繁的以人工配合進行核算成本與利潤。

    2、發票管理混亂:不同客戶有不同發票需求,例如一臺電腦銷售價是3000元,客戶希望開4000元的發票;或者客戶最初沒開發票,后續又需要開發票等情況。另外,因為公司商品銷售量大,對應發票量也很大,很多發票是商品銷售之后,客戶有需求才快遞寄出,寄送過程中客戶經常咨詢,發票有無寄出,寄出了多少天等問題,因此造成大量人工追查成本。這些問題管家婆V3管理系統無法解決的,所以導致發票信息管理混亂,客戶滿意度下降等。

    3、下游信用管理難:公司有渠道分銷業務,存在大量下游同行,由于下游企業質量參差不齊。存在銷量高信用好的客戶,同時也存在經常拖欠款項的客戶,針對這些信用度不高的企業,公司缺少信息化管理系統,來進行有針對性的差別化管控。

    4、庫存積壓:渠道批發業務,由于代理品牌、型號、品類眾多,存在大量的庫存商品。哪些商品在公司積壓的時間性比較長,占用的資金比較多都是不清楚的,管家婆V3也無法歸納梳理出這些庫存積壓久的商品。

    5、外出人員管理:公司重點客戶,需要駐場工程師,這些工程師都需要在固定的幾個駐點進行工作,公司無法有效管理這些工程師是否有準時到達駐點,也不清楚這些工程師的工作情況。

    6、缺少審批流程:低于成本銷售的特價申請;實際銷售額與所開發票額不符的商品,都需要經過高層進行審批。包括公司內部請假、年休、調休、以及費用申請等等,都急需一個規范化的流程審批管理。


    解決方案

    1、快普針對供應商返款的解決方法:采購員在入庫的時候,就可以將返利掛在應收款上,記錄廠家欠100元,也會自動將成本扣除100元。通過采購折扣價格入庫的形式,一方為真實成本,一方為返利成本。財務通過核銷返利,計算成本。

    2、針對發票信息與實際供貨不符的情況:在做銷售單據出貨單的時候就可以將多余的費用核銷掉。例如商品4000元,發票開的是5000元,財務那邊錄入5000元。后面做單據的時候就可以將那1000元核銷掉。財務每進一筆單據,發票就可以進行核銷,哪些欠發票。哪些沒有欠發票都很清晰。

    如果已經給客戶發貨收款并且開了發票以后,,客戶電話咨詢發票的事項,即可查詢并告知客戶發票的寄出時間。部分客戶售完之后沒有開發票,后來又要求開發票,就可以提交開發票的需求,再進行開票。一些客戶會先付一定的款項,還拖欠一部分。所開發票也是其中的部分發票??炱障到y也可以清楚他們欠了多少錢,需要再開多少發票。

    上游廠商發了貨品,公司款項也打了之后,發票延遲十天以后才寄過來的,在采購訂單上就會很清晰:哪些廠商還沒有寄發票,等發票過來了,就可以進行核銷。

    3、快普軟件可以根據客戶質量情況進行往來信用設置:可以設置信用額度金額數量、結賬方式是周結或者月結、結賬日何時截至、賬期天數為多少,超期應收款項等等。這樣就很好的管控約束了公司的客戶,一些長期拖欠款項的客戶就得到了很好的管理。

    4、快普針對庫存積壓較久的商品與即將售罄的商品:都有很好的解決方法:積壓較久貨品量多資金占用大商品可在庫齡表上體現。對于即將售罄的商品可自行設置庫存預警,例如某型號利盟只剩5臺,需要重新購置,都會有一個相應的提醒。

    5、針對駐場工程師的管理和公司流程化的管理:使用快普M6移動端,公司在外地的幾個駐場工程師可以隨時在駐場定期的查詢庫存,并且到達客戶地點的時候都可以進行考勤簽到。公司高層外出的時候,也可以利用移動端進行審批。

    6、快普整合平臺將協同辦公系統與其他業務系統完美結合:客戶能自行設置審批流程與觸發條件,實現公司內部申請有效管控。

    客戶評價

    使用快普整合管理系統后,北京聯德通達科技有限公司企業內部各部門協同工作效率明顯提升,各崗位人員權責明晰。財務方面,大大減輕了公司財務經理核算各類財務數據、薪資績效數據,以及出具各類財務報表的工作量,尤其是發票和應收款的管理更加的規范。售后工程師的管理也更加的到位;高層對于公司的財務情況,庫存情況、售后服務質量以及客戶滿意度一目了然。 現代信息化管理系統,助力北京聯德通達科技有限公司實現業務進一步騰飛。

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